ความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรกับระบบสารสนเทศ
ขอบเขตการใช้งานระบบสารสนเทศที่กว้างขวางกว่าเดิม
วิวัฒนาการ ของระบบเครือข่ายและเครือข่ายอินเทอร์เน็ต
เป็นอีกผลหนึ่งที่ทำให้ระบบสารสนเทศมีความสำคัญมากยิ่งขึ้น
กล่าวคือเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ได้เพิ่มขีดความสามารถในการเชื่อมต่อ
คอมพิวเตอร์หลายเครื่องให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารระหว่างกันได้
กลายเป็นโครงสร้างที่เรียกว่า “ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์” (Computer
Network)
และยังมีระบบเครือข่ายที่มีขอบเขตการใช้งานอย่างกว้างขวางและเป็นที่รู้จัก
มากที่สุดในโลกอย่าง “ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต” (The Internet)
ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตให้บริการที่มีประโยชน์มากอีกอย่างหนึ่ง เรียกว่า “โครงข่ายโลก” หรือ WWW (World Wide Web) เป็นระบบมาตรฐานสากลในการเก็บรักษา การค้นหา และการแสดงผลบนระบบเครือข่ายที่เชื่อมกันอยู่ทั่วโลก ซึ่งเป็นวิธีการที่ทำได้ง่าย กลายเป็นวิธีการพื้นฐานสำหรับการเผยแพร่ข่าวสารในระบบสารสนเทศ
ทางเลือก ใหม่สำหรับการออกแบบโครงสร้าง องค์กร ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และระบบเครือข่าย ทำให้เกิดองค์กรในรูปแบบใหม่ ดังนี้
- การลดจำนวนระดับผู้บริหาร
ทำให้มีชั้นน้อยลงกว่าเดิม ในขณะเดียวกันก็เพิ่มอำนาจในการตัดสินใจแก้ปัญหาให้แก่ผู้บริหารระดับล่าง ผู้บริหารจึงมีอำนาจมากขึ้นกว่าในอดีตและมีความรับผิดชอบสูงขึ้น การทำงานไม่จำกัดอยู่ที่จำนวนชั่วโมงการทำงานและไม่จำเป็นต้องอยู่แต่ในห้อง ทำงานผู้บริหารอีกต่อไป ทั้งนี้ ด้วยเทคโนโลยีข่าวสารที่ทำให้พนักงานรับทราบข่าวสารที่จำเป็นได้ทันทีทันใด ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตยังช่วยพนักงานสามารถทำงานร่วมกันและแลกเปลี่ยน ข่าวสารกันได้อย่างสะดวก ความเปลี่ยนแปลงนี้จึงทำให้ผู้บริหารสามารถขยายขอบเขตความรับผิดชอบได้กว้าง กว่าเดิมและสามารถควบคุมได้อย่างใกล้ชิดอีกด้วย
- การแยกสถานที่ทำงานออกจากงานที่ทำ
ด้วยเทคโนโลยีข่าวสารในปัจจุบัน อย่าง อีเมล์ ระบบอินเทอร์เน็ต และการประชุมวีดีทัศน์ ช่วยให้การติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ร่วมงานหรือผู้สั่งงานสามารถทำได้โดยง่าย และไม่จำกัดสถานที่ และทำให้ส่วนประกอบบางอย่างที่ไม่จำเป็นถูกตัดออกสามารถทดแทนได้โดยการ เชื่อมต่อระบบสารสนเทศ อีกทั้งยังมีระบบการสื่อสารข้อมูลที่ทำให้การติดต่อสื่อสารกับลูกค้าเป็นไป ได้ง่ายโดยไม่ต้องเดินทางไปด้วยตนเอง สถานที่ทำงานจึงมีขนาดเล็กลงเนื่องจากไม่มีความจำเป็นที่ต้องจัดพื้นที่ สำหรับโต๊ะพนักงานอีกต่อไป
- การเพิ่มความคล่องตัวขององค์กร
องค์กรสามารถนำเทคโนโลยีข่าวสารไปใช้เพิ่มความคล่องตัวในการปฏิบัติในหลาย ทางซึ่งจะเกิดความยึดหยุ่นและสามารถตอบสนองการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอยู่ ตลอดเวลา ช่วยให้องค์กรขนาดเล็กสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเทียบเท่ากับ องค์กรใหญ่ ในขณะที่ช่วยให้องค์กรใหญ่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ดีอย่างที่ องค์กรขนาดเล็กทำได้
- วิธีการบริหารองค์กรที่เปลี่ยนแปลงไป
ระบบสารสนเทศช่วยให้ผู้บริหารมีความสามารถในการบริหารองค์กรเพิ่มขึ้น ผู้บริหารสามารถมองเห็นรายละเอียดและประสิทธิภาพของการทำงานระบบใดๆ ภายในองค์กรได้ตลอดเวลา องค์กรหลายแห่งได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในกระบวนการวางแผนความต้อง การทรัพยากรขององค์กร เรียกว่า Enterprise Resource Planning (ERP) ซึ่งเป็นระบบการบริหารงานทางธุรกิจที่รวมการวางแผนการดำเนินการ แผนการผลิต แผนการขายและแผนการเงิน เข้าด้วยกันเพื่อให้ระบบเหล่านี้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- การกำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่
ระบบ สารสนเทศที่มีการเชื่อมต่อผ่านระบบเครือข่ายช่วยเพิ่มความสามารถในการแลก เปลี่ยนข้อมูล เช่น ใบรายการสั่งซื้อสินค้า หรือรายการชำระเงินในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อสินค้าและบริการจากภายนอกลงได้มาก องค์กรต่างๆสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน เรียกว่าเป็นการกำหนดขอบเขตการดำเนินงานในรูปแบบใหม่
ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตให้บริการที่มีประโยชน์มากอีกอย่างหนึ่ง เรียกว่า “โครงข่ายโลก” หรือ WWW (World Wide Web) เป็นระบบมาตรฐานสากลในการเก็บรักษา การค้นหา และการแสดงผลบนระบบเครือข่ายที่เชื่อมกันอยู่ทั่วโลก ซึ่งเป็นวิธีการที่ทำได้ง่าย กลายเป็นวิธีการพื้นฐานสำหรับการเผยแพร่ข่าวสารในระบบสารสนเทศ
ทางเลือก ใหม่สำหรับการออกแบบโครงสร้าง องค์กร ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และระบบเครือข่าย ทำให้เกิดองค์กรในรูปแบบใหม่ ดังนี้
- การลดจำนวนระดับผู้บริหาร
ทำให้มีชั้นน้อยลงกว่าเดิม ในขณะเดียวกันก็เพิ่มอำนาจในการตัดสินใจแก้ปัญหาให้แก่ผู้บริหารระดับล่าง ผู้บริหารจึงมีอำนาจมากขึ้นกว่าในอดีตและมีความรับผิดชอบสูงขึ้น การทำงานไม่จำกัดอยู่ที่จำนวนชั่วโมงการทำงานและไม่จำเป็นต้องอยู่แต่ในห้อง ทำงานผู้บริหารอีกต่อไป ทั้งนี้ ด้วยเทคโนโลยีข่าวสารที่ทำให้พนักงานรับทราบข่าวสารที่จำเป็นได้ทันทีทันใด ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตยังช่วยพนักงานสามารถทำงานร่วมกันและแลกเปลี่ยน ข่าวสารกันได้อย่างสะดวก ความเปลี่ยนแปลงนี้จึงทำให้ผู้บริหารสามารถขยายขอบเขตความรับผิดชอบได้กว้าง กว่าเดิมและสามารถควบคุมได้อย่างใกล้ชิดอีกด้วย
- การแยกสถานที่ทำงานออกจากงานที่ทำ
ด้วยเทคโนโลยีข่าวสารในปัจจุบัน อย่าง อีเมล์ ระบบอินเทอร์เน็ต และการประชุมวีดีทัศน์ ช่วยให้การติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ร่วมงานหรือผู้สั่งงานสามารถทำได้โดยง่าย และไม่จำกัดสถานที่ และทำให้ส่วนประกอบบางอย่างที่ไม่จำเป็นถูกตัดออกสามารถทดแทนได้โดยการ เชื่อมต่อระบบสารสนเทศ อีกทั้งยังมีระบบการสื่อสารข้อมูลที่ทำให้การติดต่อสื่อสารกับลูกค้าเป็นไป ได้ง่ายโดยไม่ต้องเดินทางไปด้วยตนเอง สถานที่ทำงานจึงมีขนาดเล็กลงเนื่องจากไม่มีความจำเป็นที่ต้องจัดพื้นที่ สำหรับโต๊ะพนักงานอีกต่อไป
- การเพิ่มความคล่องตัวขององค์กร
องค์กรสามารถนำเทคโนโลยีข่าวสารไปใช้เพิ่มความคล่องตัวในการปฏิบัติในหลาย ทางซึ่งจะเกิดความยึดหยุ่นและสามารถตอบสนองการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอยู่ ตลอดเวลา ช่วยให้องค์กรขนาดเล็กสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเทียบเท่ากับ องค์กรใหญ่ ในขณะที่ช่วยให้องค์กรใหญ่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ดีอย่างที่ องค์กรขนาดเล็กทำได้
- วิธีการบริหารองค์กรที่เปลี่ยนแปลงไป
ระบบสารสนเทศช่วยให้ผู้บริหารมีความสามารถในการบริหารองค์กรเพิ่มขึ้น ผู้บริหารสามารถมองเห็นรายละเอียดและประสิทธิภาพของการทำงานระบบใดๆ ภายในองค์กรได้ตลอดเวลา องค์กรหลายแห่งได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในกระบวนการวางแผนความต้อง การทรัพยากรขององค์กร เรียกว่า Enterprise Resource Planning (ERP) ซึ่งเป็นระบบการบริหารงานทางธุรกิจที่รวมการวางแผนการดำเนินการ แผนการผลิต แผนการขายและแผนการเงิน เข้าด้วยกันเพื่อให้ระบบเหล่านี้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- การกำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่
ระบบ สารสนเทศที่มีการเชื่อมต่อผ่านระบบเครือข่ายช่วยเพิ่มความสามารถในการแลก เปลี่ยนข้อมูล เช่น ใบรายการสั่งซื้อสินค้า หรือรายการชำระเงินในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อสินค้าและบริการจากภายนอกลงได้มาก องค์กรต่างๆสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน เรียกว่าเป็นการกำหนดขอบเขตการดำเนินงานในรูปแบบใหม่
